Pengertian Invoice dan Syarat Invoice supaya Lebih Dimengerti

Dalam suatu bisnis tentu tidak dapat dipisahkan dari adanya kegiatan transaksi. Kegiatan transaksi pula yang membuat bisnis terus maju dan berkembang. Dari transaksi ini, pelaku usaha pun mendapatkan pundi – pundi keuntungan.

Namun, pentingnya transaksi dalam suatu bisnis tidak bisa dipisahkan juga dengan kelengkapan dokumen transaksi. Dalam kegiatannya, ada beberapa jenis dokumen. Namun, dua dokumen ini sering sekali digunakan dalam invoice, yaitu invoice dan kwitansi.

Sumber: https://www.townemailer.com/the-importance-of-invoicing/

Kwitansi adalah dokumen yang dikeluarkan atas transaksi kontan yang dilakukan antara penjual dan pembeli, dimana dokumen ini diberikan ketika telah selesai transaksi. Sementara invoice adalah dokumen yang dikeluarkan atas transaksi kredit yang dilakukan antara penjual dan pembeli. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan sebelum transaksi terjadi. Inilah perbedaan mencolok antara invoice dengan kwitansi.

Di artikel ini, akan dibahas menyeluruh mengenai invoice. Selengkapnya ada di sub – bab di bawah ini.

Pengertian Invoice adalah

Seperti yang sudah sedikit dibahas di paragraf sebelumnya, bahwa invoice adalah dokumen yang diterbitkan perusahaan kepada pembeli ketika terjadi transaksi kredit. Maksud dari invoice dikeluarkan sebelum transaksi yaitu, invoice dibuat pihak penjual dan diterima pihak pembeli ketika pembeli melakukan purchase order.

Setelah didapati kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli, barulah invoice dibuat. Setelah itu, pihak penjual baru akan mengirimkan produk yang diinginkan pembeli sesuai yang tertera di invoice. Setelah semua produk dikirim ke pembeli, dalam kurun waktu tertentu pembeli baru akan membayarkan tagihan tersebut.

Sumber: https://www.gilroygannon.com/6-tips-to-ensure-you-send-accurate-invoices/

Setelah semua proses pengiriman dan pembayaran selesai, maka invoice akan diganti dengan bukti pembayaran, yaitu kwitansi. Dimana menyatakan bahwa penjual telah mengirimkan semua produk kepada pembeli dan pembeli sudah membayarkan tagihannya.

Baru di sinilah transaksi selesai. Ketika pihak pembeli menerima invoice atau penjual membuat invoice, bukan berarti transaksi telah selesai dilakukan. Namun, transaksi sudah selesai dilakukan apabila pembayaran telah diterima dan pengiriman barang telah selesai dilakukan, serta pembeli mendapatkan semua barangnya. Dan dokumen invoice diganti dengan kwitansi.

Syarat Mudah Dipahami dalam Informasi Invoice adalah

Supaya mudah dipahami, invoice harus dibuat dengan baik. Sehingga tidak terjadi kesalah pahaman baik dari pihak penjual maupun pembeli. Syarat supaya mudah dipahami dalam informasi invoice adalah sebagai berikut:

  1. Memuat Informasi dengan Lengkap

Informasi di dalam invoice adalah penting, sehingga harus dibuat dengan detail dan lengkap. Seperti keterangan penjual dan pembeli, tanggal transaksi terjadi, daftar produk, harga tiap produk, jumlah harga, pajak, diskon, tata cara pembayaran, serta termin waktu pembayaran.

  1. Memperhatikan Jenis Transaksi

Invoice dibedakan menjadi tiga jenis, dimana sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan. Perusahaan memberikan invoice biasa apabila transaksi yang terjadi adalah transaksi kredit biasa. Sementara jika transaksi kredit dimana barang dikirim secara bertahap, maka menggunakan invoice proforma. Dan apabila transaksi kredit terjadi lintas negara, maka menggunakan invoice konsuler. Karena tiap invoice memuat informasi khusus sebagaimana transaksi yang terjadi.

  1. InvoiceDikirim ke Pihak yang Tepat

Pengiriman kepada pihak yang tepat juga penting, supaya invoice dapat segera dibayarkan. Kesalahan dari penjual adalah mengirim invoice hanya kepada perusahaan pembeli, bukan PIC dari transaksi yang terjadi. Sehingga terkadang invoice tidak diberikan kepada bagian keuangan untuk segera diproses pembayarannya.

Itulah pengertian dari invoiceserta syarat invoice supaya lebih dimengerti, sehingga tidak timbul kesalah – pahaman antara penjual dan pembeli.

Leave a Comment